Zelf ben ik een tijdje terug een email-organize freak geworden.
Ik ben ongelofelijk relax met een inbox onder de 10 items. Tot 20 is normaal. Boven de 30 begin ik te stressen.
Alles wordt waar mogelijk snel afgewerkt, en geclasseerd.
Ik ken nog steeds mensen met 1000 items in hun mailbox. En toegeven, tot een jaar terug was ik minder strict, en ging het email-belletje ook steeds.
Zelf stoor ik me nog steeds dat ik bij het mail-icoon het ‘rode tekentje’ niet kan uitschakelen, zodat ik echt niet zie of ik nieuwe mail heb of niet. Mail moet je checken wanneer je er tijd voor hebt. En niet wanneer hij binnenloopt.
Bizz geeft vandaag de volgende tips hoe je email niet baas te laten worden over je productiviteit.
1. Notificatie. Laat nooit de notificaties (visueel en auditief) voor nieuwe mail aanstaan. Dat is nefast voor de productiviteit.
2. Foute mapjes. Maak niet te veel archiefmapjes. Zo voorkomt u dat u uw tijd verdoet met het classificeren van berichten die u toch nooit meer inkijkt.
3. Goede mapjes. U hebt maar vier mapjes nodig. Map 1 is ‘Deze week doen’, map 2 is ‘Later misschien’ en map 3 ‘Wachten op antwoord’. Alle mailtjes waar u misschien nog eens naar moet teruggrijpen, komen in map 4: ‘Archief’.
4. Twee minuten. Krijgt u een mail, vraag u dan af of u die binnen twee minuten kunt afhandelen. Is het antwoord ja, doe dat dan meteen. Is het antwoord nee, dan zet u hem in één van uw vier mapjes.
Zelf zie ik het lichtjes anders:
1. Notificatie. Laat nooit de notificaties (visueel en auditief) voor nieuwe mail aanstaan. Dat is nefast voor de productiviteit.
2. Mapjes. Maak archiefmapjes in plaats van alles in je inbox te laten staan. Archiveer waar nodig en in de logische map. Zo vind je snel dingen terug als men er je achter vraagt.
3. Twee minuten. Krijgt u een mail, vraag u dan af of u die binnen twee minuten kunt afhandelen. Is het antwoord ja, doe dat dan meteen en archiveer. Is het antwoord nee, dan laat je de mail in de inbox en werk je af wanneer mogelijk.
Is het een ‘todo’/'important’ dan vlag je. Verwacht je antwoord, of is de mail minder belangrijk, dan staat hij er gewoon.
Je zal merken: veel minder chaos in je hoofd. ;)
Standaard GTD dus?
Yep is simpele GTD :-) pas ik ook al paar jaartjes toe op mijn Inbox (follow up, on hold, archive).
Werkt zeer goed.
Of tag je mails in plaats van de mapjes. Je kan desnoods virtuele mapjes maken die het resultaat zijn van een zoekopdracht.
Mac Mail is daar niet héél goed in. (En ik heb het nog niet geprobeerd, misschien iets voor ‘t weekend)
Standaard GTD warvan iemand van Bizz wil laten geloven dat hij/zij het zelf heeft uitgevonden. Pas de GTD methodes al jaren toe in zowel mijn persoonlijk als beroepsmatig leven en kan het iedereen aanraden.